アプリ「つむぐ年賀状」へ住所録を移行する方法1

こんにちは、デジタルライフ・コンシェルジュの倉石治子です。

11月、そろそろ年賀状を考える方も多いのでは。

スマホが普及して、「新年の挨拶はLINEで送ることにしたから、紙の年賀状をやめたの」という声も聞いたりしますが、普段SNSや電話・メールなどでの交流がない人で、唯一年賀状でつながっている人もいますし、ご家族の最近の様子を知ることができたり、自筆の一言のメッセージが嬉しかったりします。

アナログなやりとりがかえって新鮮と感じる年代もあるかもしれません。 伝統的な年始の行事、大事にしたいですね。

アナログなやりとりである年賀状ですが、年賀状を作るのはデジタルがやはり楽。 パソコンでもいいのですが、私はここ3年ほどスマホで年賀状を作っています。

以前パソプラで取り上げられた「つむぐ年賀状」というアプリを使っています。デザインがとっても良いので、おススメです。

文面の方は「つむぐ年賀状」で作るのですが、宛名面については住所入力がつい面倒で、去年まではパソコンで印刷をしていました。年賀状を作る時期がいつも年末ギリギリなので、「つむぐ年賀状」に住所を入力する時間がなかったのです。

パソコンには年賀状ソフトがあり、住所は住所録に全て保存済みです。 ただし年末はいつも忙しくなってしまいますし、今年はスマホで作って宛名印刷もお願いしてみようかと考えました。そのためにも住所録を登録しなくてはいけないのですが・・・・100件前後の住所を入力するのはやはり時間がかかりそうです。

今年は早めに住所入力をしようかなと思ってアプリをいじっていたら、「CSVファイルから宛名登録」という文字を発見!! 嬉しい発見です。なぜなら、たくさんの住所を1件1件入力しなくても済むからです。

なぜ CSVファイルがあると入力をしなくていいのかを説明します。

「CSV」ファイルというのは、カンマで区切られたテキスト(文字データ)のファイル形式です。シンプルなデータ形式なので、いろいろなソフトで読み込むことができます。

年賀状の住所録、皆さんは何を使っていますか? 年賀状ソフトで管理する人がいれば、エクセルの表で管理する人もいます。

どちらも登録する内容が、①氏名 ②郵便番号 ③住所 の同じ内容だとします。 でも、年賀状ソフトで作った住所録はエクセルで見ることはできませんし、エクセルで作った住所録は年賀状ソフトで見ることができません。作ったソフトごとに「ファイル形式」というものが違うためです。

ですので、年賀状ソフトで住所を登録してある人がエクセルに住所を移行する場合、そのままではできません。

ではどうするかというと、「エクスポート(書き出し)」「インポート(読み取り)」という作業が必要となってきます。

まず、年賀状ソフトから、年賀状ソフトとエクセルの双方で扱えるファイル形式に変換して別ファイルとして書き出します(エクスポート)。

次に、書き出したファイル(双方で扱えるファイル形式になったもの)を、エクセルで読み取ります(インポート)。

この「双方で扱えるファイル形式」の一つが、CSVファイルです。 CSVファイルを使うことで、異なるソフト同士でもデータのやり取りが可能になるのです。

年賀状ソフトとエクセルで説明しましたが、年賀状ソフトにもいろんな種類があるので、年賀状ソフト同士でもこのような操作が必要です。

つむぐ年賀状に「CSVファイルから宛名登録」という項目がある、ということは、他のソフトから住所録を移行できる、ということです。

私が使っている年賀状ソフトはCSVへの書き出し(エクスポート)ができますので、私の年賀状ソフトからつむぐ年賀状へ住所録移行ができるということになります。

住所録が移行できれば、数十件、人によっては100件以上あるデータを、1件1件スマホで入力しなくても済むのです。

つむぐ年賀状で CSVファイルでインポートができることは、今年初めて知りました(笑) さっそく移行してみましょう。

1. 注意事項

・むぐ年賀状は会員登録なしでも使えますが、宛名印刷には会員登録(無料)が必要です。

・スマホだけではできません。パソコンでの作業が必要です。

・住所録ソフトからエクスポートした CSVファイルはそのまま使えません。つむぐ年賀状専用CSVファイルへデータをコピーする必要があります(エクセルのコピー・貼り付け操作)。

★下記項目は必須です。 (1) 姓 (2) 名 (3) 敬称 (4) 郵便番号 (5) 住所1(番地まで。マンション名等は住所2で指定)

2. 住所移行の手順【年賀状ソフトで】

① 住所録をcsvファイルへエクスポートする 操作方法はソフトごとに異なります。お使いの年賀状ソフトのサイトなどでご確認ください。

② 必要があれば、エクスポートしたファイルを編集し、つむぐ年賀状専用CSVファイルの形式に合わせて列の変更などを行う※1

※1つむぐ年賀状専用CSVファイルでは、姓と名は一列ずつ分かれています。 住所1(番地まで)と住所2(マンション名)も一列ずつ分かれています。

今回私がエクスポートしたパソコンの年賀状ソフトのCSVファイルは、姓名が同じ列、 住所1と住所2も同じ列でした。ですので、エクセル上で姓と名、住所1と住所2を 別の列に分ける操作が必要でした。必要な場合は以下を参考に1列1項目にする編集をしてください。

年賀状ソフトから書きだしたCSVファイルの姓名が同じ列にある場合は、列を分けるとコピー・貼り付けが楽です。一つのセルの中のデータを別々のセルに分けるのは、「区切り位置」の機能を使うと簡単にできます。

1. 姓名の列の右横に1列挿入しておきます(姓と名を分けた時に名が入る列)

A列に姓名が入力されていますので、A列とB列の間に1列挿入します。

名前の列と旧姓の列の間に1列増えました。

2. 区切り位置のウィザードを立ち上げます。

①「データ」タブをクリック ② 姓名の入ったデータを全て範囲選択 ③ 「区切り位置」をクリック

3. ウィザードが起動するので、該当する項目をクリックしながら進みます。

4. 姓と名が別の列に分かれます。

これで1列1項目の住所録が出来ました。

明日は「つむぐ年賀状」に住所録をインポートする方法をご紹介します。

デジタルライフ・コンシェルジュ 倉石 治子 たのしいパソコン・スマホ・タブレット教室みっぷす(長野) 教室HP https://www.mips-nagano.com/ 教室ブログ http://mipsnagano2.naganoblog.jp/ 個人ブログ http://halu39.blog.fc2.com/ Instagram(個人)  https://www.instagram.com/hanaco_kura/ Instagram(写真整理・デジタル関係) https://www.instagram.com/halu_39/ Pinterest https://www.pinterest.jp/hnc39/

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