Zoomを安全に使うために主催者が気を付ける事

2020-4-18

こんにちは、デジタルライフ・コンシェルジュの吉田智司です。

 

 

外出自粛のなか「Zoom飲み会」と言うトレンドを追い風に、一気に広まったオンラインミーティング・ツールの「Zoom(ズーム)」。

と同時に「Zoom爆弾」や「Zoomは危険」というニュースも流れてきました。

 

産業スパイに狙われる立場の人はちょっと別ですが、一般的には使い方を気を付ければ安全に使うことができます。

今日はそのポイントをお伝えします。

 

 

 

【何が危険なの?】

 

今一番問題になっているのは「Zoom爆弾」と呼ばれる迷惑行為。

ミーティングに第三者が勝手に会議に参加して、不適切な画像や動画を画面共有し、会議全体に対して嫌がらせをする迷惑行為です。

 

対策ポイントとしては「パスワードは別ルートで送る」です。

 

 

【主催者が気を付けるポイント】

 

 

●「新規ミーティング」ではじめる場合

 

「Zoom飲み会」など、Zoomアプリを起動して今すぐミーティングを開始して参加者を招待する場合

 

 

ミーティングを開始して招待する場合

スマホ・タブレットからは、「参加者」→「招待」→「メールの送信」を順にタップします。

 

 

パソコンの場合は、Zoom画面左上の「(i)」をクリック

→「URLのコピー」をクリックし、メール等の本文に貼り付けて招待者に送ります。

 

 

 

メールを送信する前に編集します。

このまま送るとパスワードがまるわかりになってしまいます。

・URLの「?」以降はパスワードなので削除します

・「パスワード~」以降の文章も削除しましょう。

招待する人のメールアドレスを入力して送信します。

 

 

 

パスワードはSMS(ショートメール)で別に送りましょう。

メールのリンクURL(またはミーティングID)と、SMSのパスワードを別ルートで送ることで安全性が担保されると同時にSMSでミーティング開始のタイミングもわかります。

 

 

参加者は、SMSでパスワードを確認し、メールのリンクをタップすればZoomに切り替わり、パスワードを入力すれば参加できます。 

 

 

 

●スケジュールを作る場合

 

定例会議など毎週予定されているものはスケジュールを作っておくと便利です。

 

 

ミーティングのタイトルを入力

ミーティング開始日時:実際の開始日時の15分前ぐらいで良いでしょう

ミーティング時間:前後の余裕時間を足した時間(無料版は40分で切れます)

繰り返し:タップして「毎週」などを選べば繰り返せます

繰り返しの終了:繰り返しを設定した場合は1~2か月を目安に設定しましょう

パスワード:繰り返すミーティングでは初期設定を変更することをお勧めします。

「英大文字+英小文字+数字」を組み合わせ10文字以内で、関係者のみがわかりやすいパスワードに変えることをお勧めします。

 

 

 

下へ続きます。ここはちょっと便利な設定について。

 

待合室を有効化:オフにしておくと管理者がいちいち許可をする必要が無くなります。

「詳細オプション」からは

「ホストより前の参加を許可」をオンにしておくと参加者が先にミーティングルームに入ることができます(参加者同士の雑談タイムがとれます。待合室オフとセット)。

 

 

「完了」をタップするとスケジュールされます。

「『新規ミーティング』ではじめる場合」を参考に、メール&SMSや、SNSのグループなどでURL(パスワードを除く)やミーティングIDを告知しましょう。

くれぐれもパスワードは別途伝えるようにしましょう。

 

 

 

 

【利用者が気を付けるポイント】

 

 

●Zoomを起動したままにしない

 

スマホやタブレットはそれほど心配する必要はありません。

Windowsパソコンの場合OSの構造上、ネット経由で不正侵入されると認証情報が盗まれたり、任意のプログラムを実行させられたりすることができてしまいます。

 

Zoomはミーティングを終了して画面を閉じても、バックグラウンドで動いています。

それも閉じるようにすれば問題ありません。

 

 

画面右下の通知領域にZoomのアイコンを探します。ない場合は「 ^ 」をクリックします。

Zoomアイコンを右クリック→「終了」をクリックします。

 

 

産業スパイの狙われている人は特に徹底しましょう。

 

 

Zoomの基本的な使い方は下の関連記事をご覧ください。

 

オンライン会議の始め方やZoomの使い方はお近くの「パソコープ」のお教室へ

 

デジタルライフ・コンシェルジュ 吉田智司
パソコン塾三郷教室(埼玉)
HP:https://www.misatokyousitu.com/

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